Le liste non mi erano mai piaciute.
Elencare, punto per punto, le cose da fare mi sembrava un lavoro inutile e stressante. Credevo molto nella flessibilità, nell’essere creativo saltando da una cosa all’altra di continuo.
Mille cassetti aperti da chiudere e riaprire a mio piacimento.
Per molto tempo questo approccio, poco organizzato ha dato i suoi frutti, poi le cose sono cambiate.
Gli impegni, soprattutto quelli di lavoro sono aumentati così come quelli familiari.
Scadenze, riunioni, incontri a scuola, telefonate, tasse, bollette, riunioni di condominio.
Un enorme guazzabuglio difficile da tenere sotto controllo. Alla fine mi sono rassegnato e ho cominciato anch'io ad utilizzare le cosiddette to-do list.
Oggi senza di esse non potrei sopravvivere.
I Vantaggi
Ci sono tanti benefici psicologici nel semplice atto di redigere una lista.
Scrivere facilita il ricordo
Fare un elenco di attività da eseguire è come prendere appunti quando stai leggendo un libro o ascoltando una lezione.
La mente seleziona gli argomenti e i punti che ritiene più importanti, il cervello filtra le informazioni esterne e produce una sorta di riassunto di quanto letto o ascoltato.
Prendere appunti favorisce il ricordo, le informazioni vengono scolpite ed ancorate nella memoria. Questa è un’abitudine che un qualsiasi studente di ogni parte del globo conosce e la cui validità è sperimentata da secoli.
Quando si scrive una to do list si compie un meccanismo mentale simile. La mente filtra le cose che abbiamo da fare, le stesse sono poi classificate in ordine di importanza. Una lista ci consente di tenere sempre sotto controllo i nostri impegni che possiamo decidere di svolgere, rimandare o delegare.
Scrivere, poi facilita e tiene vivo il ricordo.
2) Obiettivi astratti che diventano concreti
Una lista non è solo un elenco di cose da fare , di appuntamenti o di scadenze, ma esse si inseriscono anche in un piano strategico più ampio.
Mi spiego meglio.
Non è importante lavorare per molte ore al giorno, ma riuscire a cogliere gli obiettivi che ci siamo prefissati. Si tratta spesso di obiettivi ambiziosi, astratti che si spera di ottenere nel corso di un periodo di settimane o mesi.
Il problema, però, è che sono difficili da raggiungere a meno non di suddividerli in obiettivi intermedi, più piccoli e più facili da realizzare. A questo scopo una lista con un insieme coerente di azioni concrete su base giornaliera, settimanale e mensile diventa indispensabile ed è la soluzione ottimale per centrare ciò che siamo prefissi.
Supponiamo che il nostro progetto sia quello di scrivere un libro.
Dovremo compiere delle ricerche e documentarci, poi passeremo ore a ore a scrivere e infine ci dedicheremo alla correzione e alle modifiche.
Un metodo per riuscire è quello di stabilire degli obiettivi minori all’interno del progetto maggiore. L’obiettivo astratto verrà definito attraverso una miriade di obiettivi concreti e tangibili. Mettendo insieme i tasselli di questo puzzle ci troveremo col nostro libro pronto per la stampa.
Il pericolo numero uno
Procrastinazione, la belva maledetta
Perchè non riesco a realizzare i compiti che ho segnato sulla mia lista?
I luoghi di lavoro sono fonte di distrazione e piena di imprevisti. Il flusso quotidiano di strumenti-mail e messaggistica soffocano le attività programmate, per non parlare delle distrazioni rappresentate dai social tipo Facebook o Whatsapp. Un altro ostacolo sono le riunioni che cominciano in ritardo e durano sempre molto di più di quanto stabilito.
Lo sforzo che dobbiamo compiere è quello di liberare spazio nella nostra giornata per eseguire i compiti che ci siamo prefissi.
E se proprio non riuscissimo a barrare le voci della nostra to do list?
Non lasciamo le cose in sospeso, ma utilizziamo il calendario per riprogrammare le attività che per mancanza di tempo non siamo riusciti ad eseguire.
Il demone da tenere a bada, però è quello della procrastinazione.
Mirabile la descrizione fatta da Edgar Allan Poe: ...Abbiamo di fronte un compito cui dobbiamo rapidamente adempiere, sappiamo che sarebbe rovinoso ritardarlo, la più importante crisi della nostra vita ci sprona, con squillo di tromba, a una energica, immediata azione. Bruciamo, siamo consumati dall'impazienza di cominciare il lavoro, nella previsione di un favorevole risultato, tutto il nostro animo è in fiamme. E necessario cominciare oggi e tuttavia rimandiamo tutto a domani… perché?...
Continua a leggere : Edgar Allan Poe e il procrastinare.
ed ancora Overcoming Procrastination Manage Your Time. Get It All Done.
Il pensiero a lungo termine
Pensare a lungo termine aiuta. Il nostro cervello si mette in una condizione attiva, proiettata al futuro. Programmare con congruo anticipo le cose da fare consentirà di assegnare il giusto tempo alle varie attività che servono per la realizzazione dei nostri obiettivi.
La manutenzione del calendario è decisiva per avere sempre un quadro preciso di quello che c’è ancora da fare e di quello che è stato fatto.
In alcuni casi è possibile delegare e questa è un'opportunità importante da non trascurare.
La manutenzione del calendario è di per sé un esercizio utile per combattere la marea di interruzioni che intervengono nel corso della giornata.
Un buon metodo è quello di pianificare le attività da compiere con un paio di settimane in anticipo quando il calendario ha ancora spazi vuoti . Si tratta di aggiungere in tempo compiti che sono cruciali per il raggiungimento degli obiettivi a lungo termine.
E’ utile assegnare delle priorità, cercare di evidenziare cioè quali sono le cose più importanti distinguendole da quelle minori.
Una visione generale del calendario con scadenze e priorità ci donerà un quadro chiaro della situazione, ci spingerà a compiere per tempo le azioni necessarie al raggiungimento dei nostri scopi, non ultima la possibilità di delegare.
Potrebbe interessarti la teoria di David Allen: Getting This Done
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Qualunque sia il nostro obiettivo è fondamentale redigere una lista di cose da fare, descrivere passo dopo passo le azioni da intraprendere per realizzare i nostri scopi.
Guardare a lungo termine, ci consentirà di essere meglio organizzati, suddividere i compiti ci consentirà di tenere traccia dei nostri progressi e ci darà la possibilità di approfondire al meglio gli aspetti di ogni nostro progetto.
Quali strumenti usare?
Non c’è che l’imbarazzo della scelta. Esistono, infatti tantissime applicazioni che ci consentono di tenere traccia dei nostri impegni e che ci avvertono quando msi avvicina il tempo della scadenza.
Ecco un breve elenco:
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