Decluttering workspace

Se vuoi tenere la tua mente libera e produttiva, la parola d'ordine è decluttering.

Suggerimenti e trucchi per riordinare lo spazio dell'ufficio.

Ho imparato dalla mia esperienza che avere uno spazio di lavoro pulito e ordinato aumenta la produttività e vi lascia la mente più libera alla creatività.

Un passato disordinato

Non ho avuto sempre questo parere. La mia scrivania era spesso ingombra di tanti inutili oggetto, appunti, post.it, circolari inevase, unsacco di penne e matite, auricolari, cuffie, lente di ingradimento. Non mancava poi, la bottiglia d'acqua, il thermos per il caffè.

Nel mio spazio di lavoro trovavano posto, qualche frase motivazionale e un paio di foto di Big Bang Theory.

Ogni giorno che passava la confusione andava aumentando. Quando non ne potevo più, allora passavo alle grandi pulizie che mi impegnavano un giorno intero.

Ero appena soddisfatto del mio lavoro che le cose cominciavano lentamente a comparire e invadere, come gli omini di Space Invaders, la mia scrivania.

Un groviglio al computer

La stessa cosa per il computer. 

Scaricata una bella immagine di sfondo di una libreria, in un primo momento il mio desktop era l'emeblema dell'efficienza e dell'ordine. Poi, mano a mano file e cartelle invadevano lo spazio rendendo impossibile trovare i documenti o le immagini importanti.

Non voglio nemmeno parlare della posta elettronica che era diventata un pozzo senza fine.

I miei rimedi

Ho capito che il mio approccio di accumulatore non era valido e ho cercato di porvi rimedio. Certo Marie Kondo ha fatto prima di me col suo "Il magico potere del riordino", ma nel mio piccolo anche i miei consigli hanno funzionato. Comunque questo è il sito ufficiale della Kondo (link).

Non ho raggiunto la perfezione, ma le cose vanno sicuramente meglio con qualche piccolo accorgimento che come sempre vado a condividere.

Metti via il telefono!

Lo smartphone era la mia ossessione. Non riuscivo a resistere ai suoni delle notifiche. Ero stato anche particolarmente accorto; avevo scelto, infatti un suono diverso per ogni app.

Sapevo, quindi in anticipo se si trattava di una notifica di Facebook per la mia pagina Vive l'Empereur o per il mio gruppo su Napoleone. Mi attivavo all'istante ai messaggi Whatsapp, a quelli della posta elettronica dell'ufficio e personale.

Per rimediare ho preso una decisione drastica.

Telefono nel cassetto in modalità silenziosa. 

Quando lavoro o mi dedico ai miei blog utilizzo la tecnica dl pomodoro e guardare il telefono lo riservo alla fine di 4 pomodori quando è prevista la pausa lunga .Sto parlando di circa due ore

Niente fili in giro

Un'altra cosa che mi faceva impazzire erano i il groviglio di fili.
Pc, stampante, auricolari, cuffie, caricabatterie. Un guazzabuglio inestricabile che oltre ad essere un attentato alla salute, visto che spesso ci inciampavo era un elemento di disordine.

Il rimedio, auricolari e cuffie Bluetooth, fascette per tenere uniti i fili. Oggi non dico che i fili sono scomparsi, ma non mi danno più fastidio.

Vaschette porta documenti

Oggetto un pò vintage, ma terribilmente efficace.

La vaschetta porta documenti è il mio primo deposito una sorta di InBox del metodo di David Allen (scopri).
In essa faccio transitare le carte che devono essere processate. E' un elemento visivo che mi dà la possibilità di tenere sotto controllo le pratiche da evadere. Ogni giorno dedico una ventina di minuti per abbassare il livello delle carte presenti. Il metodo è Spartano. Analizzo, processo, archivio o distruggo.

Riduci o elimina le stampe

Un altro obiettivo che mi sono posto è quello di ridurre quasi a zero le stampe.

Sono giunto alla conclusione che le cose che meritano di essere stampate sono ben poche. Quando anche io mi facevo prendere dalla mania del cartaceo avevo cassetti e scrivania invasi da carte per mesi se non per anni. Ora leggo al pc tutti i documenti che mi arrivano.

Quelli importanti li archivio sul mio spazio cloud. Tutto il resto viene distrutto senza pensarci troppo

Non mangiare alla  scrivania

E' venuto un periodo della mia carriera lavorativa che mangiare alla scrivania era un'abitudine a cui ero quasi costretto.

Mi trovavo, infatti a svolgere il mio lavoro quotidiano in vari uffici, per cui consumavo un panino e una bibita alla mia scrivania nei pochi minuti che avevo a disposizione.

L'abitudine non solo di pranzare, ma anche di consumare snack alla scrivania è quanto di più deletrio possa avvenire.

Ben presto, quando anche io avevo questa abitudine, mi ritrovavo lo spazio di lavoro invaso di briciole che ogni tanto rimbalzavano dai tasti del computer. 
Un'abitudine poco igienica e salutare che ho elimi

nato del tutto. De ho voglia di uno spuntino mi alzo dalla scrivania e lo vado a consumare al di fuori della mia postazione di lavoro.

Una bottiglia d'acqua per non alzarsi di continuo

E' inutile che vi pianti la solita storia dell'importanza dell'idratazione.

Per me avere una bottiglia sulla scrivania è fondamentale per due motivi. Il primo è che se non l'avessi berrei molto poco.

 Il secondo motivo sarebbe la dstrazione; alzarmi per andare a  bere sarebbe un motivo in più per abbandonare la postazione di lavoro e magari fare quattro chiacchiere con un collega

To do list

Una lista delle cose da fare, minimalista,è per me fondamantale per avere sempre sott'occhio i compiti che mi sono prefisso di svolgere nel corso della giornata.

Preferisco avere un semplice file di blocco note aperto sul desktop, invece che del foglio di carta. Penso di avere così sempre sotto mano la mia lista di giornata

Abbasso i post it

Lo confesso, per un periodo sono stato anche io un fanatico dei post it. D'altra parte i fogliettini colorati, di tutte le dimensioni sono irresistibili.

Mano a mano assistevo all'invasione di piccoli pezzi carta gialli, blu, verdi e rosa. Li appicicavo ovunque. A un certo punto cominciarono a fare la loro comparsa anche sullo schermo del pc.

Ho detto basta. Posso vivere senza post it. Se proprio vogio un appunto veloce utilizzo un taccuino.

Pulisci la tua scrivania 

Banale quanto efficace come suggerimento. La polvere si infila dappertutto e gli schermi dei computer ne sono un ricettacolo ideale. Nel primo cassetto della mia scrivania trova posto un panno in microfirba verde. E' la mia prima operazione della giornata. Una spolverata e tutto sembra funzionare meglio.

Niente piante e oggetti di casa

Anche qui ho cambiato il mio approccio. A un certo punto il mio spazio di lavoro era diventato una succursale della mia casa.

Vi avevo trasferito i peluche, vechie bomboniere, un paio di piantine, le cornici delle foro dei familiari e tutti i portapenne che avevo in giro per casa.

Mi sono sentito soffocare. Ho gettato via tutto perché era tutta roba senza nessuna inutilità. Ho reso la mia postazione minimalista e ho naotato che lavoro megli.

Conclusioni

Ho passato in rassegna tutte le operazioni che ho fatto nel corso del tempo per rendere più vivibile e ordinato il mio spazio di lavoro. Sono sincero, ogni tanto ricasco nelle vecchie abitudini e mi accorgo che la confusione comincia a far capolino. Non faccio, però l'errore del passato di farla crescere dismisura. Una volta a settimana, il venerdì passo in rassegna la mia scrivane e i miei cassetti e tutta torna in ordine.

Leggi anche, se vuoi:

I 7 metodi scientifici per essere più produttivi

Guarda cosa hanno prodotto le cattive abitudini